Sekretariat

System Sekretariat wspomaga proces organizacji i zarządzania pismami wchodzącymi i wychodzącymi z firmy. System rejestruje pisma w postaci elektronicznej, co pozwala na budowę centralnego repozytorium korespondencji pocztowej dla całej organizacji. Zarówno pisma przychodzące do firmy, jak również korespondencja wychodząca, są katalogowane i rejestrowane w określonych kategoriach. Aplikacja Sekretariat posiada wygodny interfejs umożliwiający szybkie wyszukiwanie konkretnego pisma według dowolnie określonych warunków, np. numeru wewnętrznego dokumentu, nazwy kontrahenta, daty wpływu dokumentu, tematu pisma, itp.

Funkcjonalność:

• ewidencjonowanie elektronicznych kopii wszystkich pism wchodzących i wychodzących;
• możliwość definiowania powiązań pomiędzy dokumentami;
• elastyczne definiowanie uprawnień w zakresie dostępu do dokumentów dla użytkowników i grup;
• jednoznaczne przyporządkowanie aktualnego etapu, na którym znajduje się dany dokument - status dokumentu;
• rozbudowana wyszukiwarka pism pozwalająca na przeszukiwanie;
• możliwość dodawania słów kluczowych do dokumentu;
• rejestrowanie daty i godziny ostatniej modyfikacji dokumentu;
• prowadzenie katalogu kontrahentów wraz z historią korespondencji;
• webowy interfejs - dostęp do pełnej funkcjonalności systemu za pośrednictwem przeglądarki internetowej;
• możliwość wysyłania automatycznych powiadomień za pośrednictwem poczty elektronicznej dotyczących: dodania, przekierowania, zamknięcia pisma;
• możliwość przeglądania historii obiegu pisma w przedsiębiorstwie;
• dostęp do raportu przekierowań pism – możliwość weryfikacji czasu przetwarzania pisma przez pracownika.