W świecie B2B, a szczególnie w branży data center, słowo „audyt” wywołuje natychmiastowe skojarzenia z kontrolą, stresem i drobiazgowym sprawdzaniem. Dla wielu to konieczny, ale nieprzyjemny egzamin. W Talex podchodzimy do tego inaczej. Posiadanie przez nas najwyższej, czwartej klasy certyfikacji zgodnej z normą EN 5600 to nie jednorazowy wyczyn, ale efekt ciągłego procesu. Dziś audyt jest dla nas rutynowym spotkaniem z ekspertem.

Nie zawsze jednak tak było. Jak każda organizacja dążąca do perfekcji, musieliśmy przejść swój „chrzest bojowy”. Najtrudniejszy audyt w naszej historii nie był tym, który sprawdzał wszystko od nowa, ale tym absolutnie pierwszym.

Czym właściwie jest audyt Data Center?

Zanim przejdziemy do wspomnień, warto zdefiniować, o czym mówimy. Audyt certyfikacyjny to nie jest kurtuazyjna wizyta. Na obiekcie pojawia się audytor – ekspert, który zna daną normę, w naszym przypadku EN 5600 orazISO22237, na wylot. Posiada on szczegółową checklistę, zbudowaną na podstawie setek wymogów normy.

Wymogi te dotyczą każdego aspektu działania ośrodka: od systemów zasilania i klimatyzacji, przez fizyczne położenie budynku, aż po najdrobniejsze procedury bezpieczeństwa. Audytor nie bazuje na zapewnieniach. Na każdy odpytywany punkt musimy przedstawić twarde dowody (umowy, raporty, dokumentacje techniczne), które potwierdzają, że spełniamy określone kryteria.

Ten pierwszy raz…

Najtrudniejszym doświadczeniem był dla nas tzw. preaudyt, który przeprowadziliśmy wiele lat temu. Był o tyle wyjątkowy, że w Polsce nie było wówczas jeszcze akredytowanych audytorów tej normy. Musieliśmy skorzystać ze wsparcia firmy z Austrii.

Ten preaudyt, choć momentami stresujący, okazał się bezcenny. Dokładnie pokazał nam, jak musimy poukładać procesy, aby spełnić najwyższe standardy.

Od trudnych początków do systematycznej pracy

Doświadczenie pierwszego audytu nauczyło nas kluczowej rzeczy. Zmieniliśmy podejście: zamiast corocznego, gorączkowego przygotowywania się do audytu, postawiliśmy na systematyczną, codzienną pracę.

Na czym polega różnica? Nie „przygotowujemy się” do audytu. My jesteśmy na niego gotowi każdego dnia.

• Raporty z działania serwerowni powstają co miesiąc i od razu lądują w odpowiednim archiwum.
• Każda dokumentacja powykonawcza, np. po rozbudowie systemu klimatyzacji, jest natychmiast katalogowana.
• To praca zespołowa, angażująca nie tylko dział Data Center, ale też Zespół ds. Jakości i Bezpieczeństwa Informacji oraz Dział Administracji.

Dzięki temu, gdy nadchodzi termin audytu, nie ma nerwowego poszukiwania dokumentów. Wiemy, że wszystko jest na swoim miejscu.

Audyt jako spotkanie ekspertów

Takie podejście sprawia, że dziś audyty nie generują u nas stresu. Traktujemy je jako spotkanie z zewnętrznym fachowcem, który ma inne, świeże spojrzenie. Zawsze z zainteresowaniem słuchamy sugestii, bo nawet jeśli od samego początku nie mieliśmy żadnych niezgodności, zawsze można coś ulepszyć.

Audytor corocznie potwierdza, że spełniamy wszystkie wymagania normy. Po kilku tygodniach otrzymujemy oficjalny raport oraz certyfikat – ten sam, który mogą widzieć nasi klienci.

Najwyższa norma jako obietnica dla klienta

W Talex od początku zależało nam na osiągnięciu najbardziej prestiżowego poziomu potwierdzenia jakości. Posiadany przez nas dokument EN 5600 świadczy o Czwartym Stopniu Dostępności (Availability) i Bezpieczeństwa (Protection) oraz Trzecim Poziomie Efektywności Energetycznej.

To dla nas dowód, że cały czas jesteśmy na właściwej ścieżce. Podążamy nią od dawna, by przyciągnąć najbardziej wymagających klientów – instytucje finansowe czy banki, dla których bezpieczeństwo danych jest absolutnym priorytetem. Posiadanie tej klasy certyfikacji to obietnica, że ich infrastruktura jest bezpieczna. A fakt, że jesteśmy gotowi na niezapowiedziany audyt dosłownie w każdej chwili, jest jej najlepszym potwierdzeniem.