Usługa rolloutu może przypominać dobry film sensacyjny. Wielomiesięczne przygotowania, poszukiwania wąskich gardeł, rozpisany w najdrobniejszych szczegółach plan, który realizuje się w jeden weekend. Całe przedsięwzięcie jest skomplikowane, trudne i…konieczne. Jednak, jak przekonuje Adrian Ziętkiewicz, Dyrektor Działu Serwisu TALEX S.A., dzięki bogatemu doświadczeniu ekspertów Talexu, przez cały proces można przejść suchą nogą.

Opowiesz o swoim doświadczeniu zawodowym?

W Talexie rozpocząłem pracę w 2000 roku jako inżynier systemowy, project manager, dyrektor wsparcia działu informatycznego, a od 2012 roku jestem dyrektorem działu serwisu. Do moich zadań należy koordynacja działań ukierunkowana na sprawne i zgodne z umowami realizowanie wsparcia IT dla naszych klientów, w tym prowadzenie dużych projektów wdrożeniowych – rolloutów.

Usługa rolloutu nie dla wszystkich jest jasna.  Wyjaśnisz, na czym ona polega?

Usługa rolloutu to w skrócie mówiąc masowa wymiana infrastruktury IT realizowana w stosunkowo krótkim czasie. Może dotyczyć części infrastruktury (np. cykliczne odnowienie sprzętu komputerowego) lub całości wyposażenia danej placówki, w zależności od konkretnych potrzeb.

Kiedy klient potrzebuje takiej usługi?

W zasadzie widzę trzy główne powody, dla których klienci korzystają z takiej usługi. Pierwszym jest przejęcie innej organizacji i potrzeba szybkiego dostosowania jej infrastruktury do własnych standardów. Szczególnie jest to widoczne w przypadku organizacji mającej wiele oddziałów. Drugim powodem jest wdrażanie nowych rozwiązań we własnej infrastrukturze. Trzecim powodem, najłatwiejszym do realizacji, to cykliczne odnowienie własnego sprzętu IT.

Jak przygotowujecie się do rolloutu?

To zależy od stopnia skomplikowania projektu. Najmniej czasu na przygotowanie wymaga odnowienie sprzętu, wystarczą odpowiednio spisane procedury i wspólnie z klientem ustalony harmonogram. W przypadku wdrażania nowych rozwiązań najczęściej uczestniczymy w ich projektowaniu, a wypracowane rozwiązanie testujemy na małej próbce, mając możliwość upewnienia się, że wszystko zostało prawidłowo zaprojektowane. Do takiego projektu przygotowujemy się średnio miesiąc, góra dwa. Najdłużej do rolloutu przygotowywaliśmy się, wspólnie z klientem, prawie pół roku.

Na co szczególnie zwracacie uwagę, kiedy ustalacie harmonogram i inne elementy wdrażania projektu?

Niezwykle istotne jest prawidłowe, czyli realne zaplanowanie całego procesu. Rollout najczęściej wymaga współpracy kilku stron – klienta, nas, ale i często firm zewnętrznych, dostawców łączy, itd. Zawsze staramy się wyszukać wąskie gardła w całym procesie i w miarę możliwości postarać się je wyeliminować. Wtedy mamy pewność, że wspólnie ustalony harmonogram jest możliwy do zrealizowania przez wszystkie strony.

Na przestrzeni lat z pewnością udało Wam się zoptymalizować proces rolloutu?

Tak, mamy swoje know-how wypracowane na przestrzeni wielu lat, jak również wspieramy się autorskim systemem informatycznym, który na bieżąco spina wszystkie informacje, daje podgląd w stan realizacji procesu i ułatwia zarządzanie. Przy najbardziej skomplikowanych wdrożeniach, gdzie mamy kilka, kilkanaście różnych grup, bez oparcia całości o odpowiedni system i raporty z realizacji poszczególnych prac, zarządzanie takim projektem byłoby bardzo trudne. Na przestrzeni lat nauczyliśmy się również, jakie są ryzyka w takim projekcie i jak je minimalizować.

Ustaliliśmy już, że rollout jest procesem skomplikowanym. Jak w takim razie wyglądają role konkretnych zespołów?

Wszystko zależy od rolloutu. Najczęściej to nie tylko zespoły wdrożeniowe – czyli inżynierowie mający wszechstronną wiedzę zarówno o sieci, sprzęcie IT jak i systemach operacyjnych, ale często również back office – osoby planujące trasy, kontaktujące się z klientem końcowym, czy realizujący inne wspierające działania. Każdy rollout ma również kierowników projektu reprezentujących obie strony i to również od ich współpracy zależy sprawna realizacja całego projektu.

Czy jakiś rollout zapadł ci szczególnie w pamięć? Co się wtedy wydarzyło?

Wspomniany już wcześniej rollout, do którego przygotowywaliśmy się prawie pół roku, związany był z przejmowaniem przez naszego klienta z sektora finansowego części detalicznej innego banku. Projekt był o tyle skomplikowany, że całość musiała być zrealizowana w jeden konkretny weekend – taki był wymóg KNF. Ponad setka oddziałów i prawie tysiąc pracowników w centrali w ciągu dwóch dni musieli zostać przyłączeni do nowej organizacji. A czasu na przeprowadzenie pilotażów wtedy po prostu już nie było. Zgodnie z zasadą, że jeśli coś może pójść nie tak, to pewnie pójdzie, staraliśmy się przewidzieć i zminimalizować każde możliwe ryzyko. Jako przykład podam, że samych ekip wdrożeniowych do tego projektu w ten weekend uruchomiliśmy kilkadziesiąt i jednym ze zidentyfikowanych przez nas ryzyk było to, że powstanie jakiś zator na drodze, czy też po prostu przytrafi się awaria samochodu i nie dojedziemy na czas. Dlatego oprócz ekip, którym przydzieliliśmy konkretne zadania, rozmieściliśmy na terenie kraju kilka dodatkowych, rezerwowych grup.

Jak dużo sprzętów przygotowujecie? Jak to wyglądało w 2022 roku?

Skala działań jest naprawdę duża. W samym 2022 roku przygotowaliśmy i odebraliśmy łącznie 40 243 sztuk sprzętu

Czy z perspektywy doświadczenia dostrzegasz jakieś zmiany w podejściu do usługi rolloutu u klientów?

Największa zmiana jaką widzę to taka, że klient coraz częściej chce korzystać z naszych doświadczeń już na etapie planowania. W zasadzie już nie przypominam sobie rolloutu, gdzie nie uczestniczylibyśmy w fazie przygotowawczej. Dzięki temu na bieżąco możemy dzielić się własnymi doświadczeniami, podpowiadać optymalne rozwiązania czy wskazywać zagrożenia. Daje to obu stronom pewne poczucie bezpieczeństwa, że proces jest przygotowany rzetelnie i późniejsza faza wdrożenia przechodzi bez większych problemów.

Niestety zdarzają się opóźnienia i niepowodzenia. Co jest ich przyczyną? Jak uniknąć problemów?

Błędy na etapie projektowania procesu. Tak się najczęściej dzieje, gdy nie uczestniczymy we wszystkich pracach przygotowawczych i nie mamy wiedzy, jakie są wąskie gardła po stronie klienta. Rollout to często równoległa współpraca różnych grup – naszych wdrożeniowych oraz IT Klienta. Jeśli klient nieodpowiednio oszacuje swoje możliwości, nie przewidzi wszystkich sytuacji, to nasze ekipy nie mogą realizować swoich prac i proces się opóźnia.

Proces jest skomplikowany, ale z pewnością warto przez niego przejść. Jakie są zatem wynikające z tego korzyści?

Każdy rollout to tak naprawdę zmiana – czy to technologiczna, czy infrastrukturalna, natomiast praktycznie zawsze wynikająca z konkretnej potrzeby biznesowej, mającej dać wymierne korzyści. Naturalne jest więc, aby tą potrzebę biznesową jak najszybciej wdrożyć i z niej korzystać. My w tym pomagamy.

Masz jakieś wskazówki dla firm planujących rollout?

Warto korzystać z doświadczeń innych – firma mająca doświadczenie w tego typu projektach, potrafi doradzić optymalną drogę, stworzyć realny harmonogram, a mając odpowiednio przeszkolony personel, również sprawnie to przeprowadzić. We współczesnym świecie coraz mniej firm ma czas, aby wdrażać coś własnymi siłami w dłuższej perspektywie czasu. Technologia IT,, jak i zresztą cały świat, zbyt szybko się zmieniają i trzeba się do tych zmian po prostu sprawnie dostosowywać.

Zastanawiacie się, czy Wasza firma potrzebuje usługi rolloutu? Zapraszamy do kontaktu, z przyjemnością odpowiemy na Wasze pytania i pomożemy w masowej wymianie sprzętu IT.

Napisz na: kontakt@talex.pl